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【賃貸】契約時の必要書類はこれで完璧!必要な理由も解説!【チェックリスト】

契約時の必要書類のイメージイラスト

賃貸契約に必要な書類の一覧を、提出が必要な理由や取得方法と合わせて紹介します!書類がそろわない場合の対処方法や、審査・契約時の注意点、賃貸契約を結ぶ際に必要になる初期費用についても合わせて解説します!

賃貸契約に必要な書類一覧

賃貸物件を契約する際、一般的に必要になる書類をまとめました。チェックリスト付きなので、準備漏れが無いか確認する際に利用してください。

また、職業や入居者の状況によっては、提出する書類が異なる場合があります。

対象者 チェック
住民票の写し 全員
身分証明書 全員
印鑑(シャチハタは不可) 全員
収入証明書 全員
実印と印鑑登録証明書 全員
届出印と銀行口座情報 全員
残高証明書 預金審査する人
登記簿謄本 法人契約・自営業の人
従業員証明 求められた人のみ
採用内定通知書 内定者・転職者

下記項目で、それぞれの書類を用意する際の取得場所や日数、料金などの詳細を解説します。

契約書類・不動産重要事項書類

住民票の写し

住民票の写しは、引っ越し前の現住所がある市区町村の役所で発行してもらう公的な証明書です。本人確認のために提出が必要です。

役所の窓口で受け取ったり、郵送してもらったりして取得します。マイナンバーカードを持っている場合は、コンビニでも取得できます。

費用は1通300円です。委任状を役所に持参すれば、代理人でも取得できます。窓口で発行する際には、運転免許証や健康保険証が必要です。

住民票の写しは、続柄や本籍地など記載する事項が選択できます。不動産屋によって必要な情報が違うので、確認してから取得してください。

身分証明書

身分証明書は、運転免許証、パスポート、住基カードや健康保険証など、公的機関が発行する証明書です。

本人確認のために必要です。一般的には、顔写真の付いた証明書と、健康保険証の両面コピーを提出します。

印鑑(シャチハタ不可)

印鑑は契約書類に捺印するために必要です。シャチハタなど、スタンプとされている印鑑は使用できません。

朱肉を付けて捺印する、印影が残るタイプのものであれば、100均などに売っている認印で問題ありません。

収入証明書

収入証明書は申し込み時に申告した収入に相違がないかや、会社の在籍を確認するために必要な書類です。

正社員として会社に勤めている人は、毎年年末に発行される源泉徴収票が収入証明書になります。自営業やフリーランスの人は、確定申告書や納税証明書を提出します。

実印と印鑑登録証明書

実印とは、市区町村の役所に申請して登録する「自分だけの印鑑」を証明するものです。

基本的に、契約は認印でも成立します。しかし、不動産屋や大家さんの意向によっては、実印と印鑑登録証明書の提出が必要な場合があります。

また、ほとんどの場合、連帯保証人の実印と印鑑登録証明書が必要です。

急ぎの実印登録が必要な場合は、100均に売っている印鑑でも登録は可能です。印鑑登録するための料金は、自治体によって異なりますが200円~500円で、印鑑登録証明書の発行は300円です。

印鑑登録は、顔写真付き身分証明書を持参できれば当日に完了します。しかし、保険証など顔写真がない身分証明書しかない場合は、本人確認のために1週間程かかる可能性があります。

銀行口座情報と届出印

毎月支払う家賃を引き落とすために、口座情報と家賃が必要です。契約する物件の家賃支払い方法が口座からの引き落としか、振り込みか不動産屋に確認して準備してください。

口座を開設した際に届け出た届出印が、どれかわからなくなってしまった場合は「これかな?」と思う印鑑と通帳、身分証明書を銀行に持参すると、照会してくれます。

照会の手続きに必要な書類や日数、手数料は銀行によって異なります。

残高証明書(残高審査の場合のみ)

無職の人や学生、フリーターが家賃を支払える十分な預金が口座にあるかを審査する「残高審査」をした場合、銀行が発行する残高証明書が必要な場合があります。

通帳や届出印、身分証明書を銀行窓口に持参します。発行の手数料は500円~900円で、日数も当日~1週間と、時間がかかる可能性があります。

残高証明書の発行は、時間と料金がかかるので、いつまでに必要か、いつ取得できるかを不動産屋や銀行に確認してください。

登記簿謄本(法人契約・自営業の場合)

勤務先の法人名義で賃貸契約する場合や、自営業の人は、法人の登記簿謄本を提出する必要があります。法人としてきちんと登記されているか確認するためです。

法人の登記簿謄本は最寄りの登記所で取得しますが、現在はオンラインの取得も可能です。法人契約の場合、書類のやり取りは不動産屋と法人でおこなうのが一般的です。

従業員証明

従業員証明は、社員証や名刺など会社の従業員であることを証明する書類です。入居申し込み時に申請した、法人名や発行元を確認するために利用します。

ただし、給与明細や源泉徴収票で確認することがほとんどなので、従業員証明を求められるケースは多くありません。求められた場合、社員証を提示するのが一般的です。

採用内定通知書(内定・転職の場合)

学生で就職先が内定している人や、転職が決まっている人は採用内定通知書が必要です。採用の内定が正式なものか確認するためです。

内定先の会社名と印鑑、勤務開始日、予定年収、雇用形態が記載されている必要があります。内定先の会社には早めの発行をお願いしてください。

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必要書類がそろわない場合の対応方法

大家さんや不動産屋から求められた必要書類を提出できない場合、鍵を引き渡してもらえない可能性があります。

必要書類を準備できない場合は、以下の例のように提出できる日時を伝えるか、他の方法がないか不動産屋に交渉や相談をしてみましょう。

住民票を前の住所から現在の住所に変更していない場合

住民票を移していない場合、事情を説明すれば、後から必ず提出することを条件に、鍵を渡してくれる不動産屋が多いです。

・入居1週間以内に新住所の住民票の写しを送る
・住民票の住所は実家にあるので受領して欲しい

などと伝えてみましょう。

収入証明書を紛失してしまった場合

収入証明書が無い場合、代替え案として、給与明細を直近の数ヶ月分提出すれば良いと言ってくれる場合があります。

・会社に源泉徴収票の再発行を依頼しているが、1ヶ月程かかってしまうが、どうしたらよいか?
・勤続年数が少なく、申請した年収見込みより少ないがどうすればよいか?

などと伝えてみましょう。

健康保険証が発行されていない場合

国民健康保険証への切り替えや、会社の健康保険証の発行が遅れている場合は、いつ提出できるかを確認して、不動産屋に必ず提出することを約束すれば、鍵もらえる場合があります。

・内定先の会社に確認したら、健康保険証の発行に1週間かかると言われた。入居開始後に提出するので、鍵を渡してもらえないか?

などと伝えてみましょう。不備書類の提出を約束する、確約書を交わすことを条件に鍵を渡してくれる可能性もあります。

審査・契約での注意点【職業・属性別】

無職や法人契約、フリーランスなど、契約者の職業や属性によって、入居審査や契約時の必要書類や、注意点が異なります。

以下で、職業や属性ごとに注意すべき点を挙げます。スムーズに入居が開始できるように準備の参考にしてください。

無職の人の場合

無職の人は、親族の名義で契約する代理契約ができるように準備したほうが良いです。働いている人と比べると、普通の審査では落ちやすいです。

就職先を決めて、採用内定通知書の提出ができるようにしてから不動産屋に行っても良いでしょう。現在就職していなくても、就職先が決まっていれば審査に通りやすくなります。

また、就職活動をすることを条件に、預金の残高審査をしてくれる物件を探しても良いです。残高審査では、現在の収入に関わらず、貯金の金額によって審査してもらう方法です。

▶代理契約に関する詳細はこちら

法人契約の場合

法人契約の場合、提出が可能な書類や法人の社宅規定が条件を満たしているか確認してください。

法人の規模や売上が安定していれば、審査に落ちる心配はほぼありません。しかし、審査で決算報告書や損益計算書などを求められる可能性があるので、勤め先に提出できるか確認してください。

また、法人によって家賃の上限やエリアで社宅として契約が可能か条件があります。勤め先の社宅規定を不動産屋に伝え、条件に合った物件に申し込んでください。

学生の場合

学生が賃貸契約を結ぶ場合は、両親名義の代理契約や連帯保証人を求められる可能性があります。代理契約者や連帯保証人が安定した収入があるか確認してください。

賃貸契約時には代理契約者や連帯保証人も、住民票の写しや印鑑登録証明書などの書類をそろえる必要があるので、早めに不動産屋に確認して、準備してもらうようにしてください。

自営業・フリーランスの場合

自営業やフリーランスの人は、収入を証明する書類が提出できるか確認してください。自営業の人は確定申告書や納税証明書が必要です。

フリーランスの人は、主な取引先との契約書や定期的に収入があること証明できるものを提出するよう求められる可能性があります。

賃貸契約に必要な初期費用

初期費用とは敷金や礼金、仲介手数料など、契約時に支払う一時金のことです。初期費用の支払いも、賃貸契約に必要な条件です。

一般的な相場は、契約する物件の家賃5ヶ月分とされています。初期費用で支払う項目は以下を参考にしてください。

初期費用で支払うもの
・敷金
・礼金
・仲介手数料
・保証会社利用料
・火災保険料
・鍵交換費用
・前家賃
・日割り家賃

物件によっては、退去時のクリーニング費用や24時間の緊急サポートなど、1万円~2万円の付帯サービス費用が請求される可能性があります。

契約の前に見積り書を発行してもらい、初期費用がいくらかかるか確認してください。

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